요즘은 편지보다는 전자우편이 상용되고 있는 시대이다. 그러나 편지라는 전달 매체가 완전히 죽은 것은 아니다. 때로는 정성을 담은 장문의 글이 받는 사람에게 더욱 큰 감동을 주기에 이 편지의 유용성을 상기하고 또한 편지의 예의와 격식을 알아 둘 필요가 있다.
편지를 받았을 때 가장 먼저 보는 곳은 발신자 란이다. 누가 보낸 것인지가 가장 궁금하기 때문이다. 그 다음 눈길 가는 곳이 수신자 란이다. 편지가 자기한테 온 것이 맞는지를 확인하기 위해서이다. 그런데 이 겉봉투쓰기를 소홀히 여겨 수신자의 기분을 언짢게 하는 경우가 있다. 발신자란에 보내는 사람 이름 석 자만 달랑 적혀 있는 경우나, 수신자란에 받는 사람의 이름 석 자만 쓰여 있을 경우가 있는데 이것은 심각한 결례이며 특히 어른에게 편지를 쓰는 경우에는 더더욱 그렇다.
적어도 ‘홍길동 드림’, ‘홍길동 올림’과 같이 써야 한다. 편지를 보내는 사람이 제자라면 ‘문하생(門下生)’이라는 단어를 앞에 넣어 ‘문하생 OOO 올림’이라고 쓰면 더욱 예의 바른 표현이 된다. 수신자란에 편지를 받는 사람의 이름 석 자만 쓰는 것은 더 큰 결례이다. 봉투에 자기 이른 석 자가 아무 수식 없이 올라와 있는데 기분 좋을 사람은 하나도 없다. 더구나 편지 받는 사람이 윗사람이라면 더욱 참담한 느낌마저 들 것이다. 윗사람에게 편지를 보낼 때는 직함이 있는 경우 직함을 이용하여 ‘OOO 과장님(께)’과 같이 쓰는 것이 원칙이다. 이때 ‘OOO 과장님 귀하’처럼 ‘귀하’를 덧붙이지 않는다는 점에 유의해야 한다.
윗사람이 직함이 없는 경우에는 ‘귀하’와 ‘좌하’를 붙여 ‘OOO 귀하’, ‘OOO 좌하’라고 쓴다. ‘OOO 님 귀하’나 ‘OOO 님 좌하’, ‘OOO 씨 귀하’는 존대가 중복된 표현으로 본다. 그런데 실제로는 이와 같은 표현이 더 많이 쓰이고 있다. 이름 뒤에 ‘귀하’나 ‘좌하’ 만 붙여 쓰는 것이 어른에 대한 공대가 아니라는 생각 때문에 이러한 중복 표현을 쓰는 것이다. 그러나 ‘님’이나 ‘씨’를 덧붙이지 않고 ‘귀하’ 나 ‘좌하’ 만을 표현하는 것이 원칙적으로 맞다. 동료에게는 ‘OOO 귀하’, ‘OOO 님’과 같은 형식으로 쓰고, 아랫사람에게는 ‘OOO 앞’ 과 같은 형식으로 쓰는 것이 원칙이다. 개인 편지가 아니라 공식적인 업무로 보내는 우편물의 경우에도 수신자란을 작성하는 일정한 방식이 있다.
회사로 보내는 경우에는 ‘성서 주식회사 OOO사장님’ 또는 ‘성서 주식회사 OOO 귀하’와 같이 쓴다. 직책을 존대하였으면 ‘성서 주식회사 OOO 사장님귀하’와 같이 ‘귀하’를 덧붙이지 않는다. 편지의 내용에 있어서 우리가 유념해야 할 사항은 글의 처음 시작인 인사말이다. ‘잘’ 과 ‘안녕’에 대한 사용법을 확실하게 분별하여 사용해야 한다. ‘잘’이라는 부사는 “잘 가라.”, “잘 생각 하거라.”, “잘 있었니?” 등 주로 어른이 아이에게 하는 말이다. 그러므로 아랫사람이 윗사람에게는 ‘잘’이라는 말은 쓸 수 없다.
선생님이나 집안의 어른과 같이 깎듯이 높여야 할 상대에게는 ‘평안히’나 ‘편히’등도 있으나 가장 높은 등급의 ‘안녕히’를 쓰는 것이 격에 맞다. 한 통의 편지에도 보내는 사람의 인품과 교양이 담겨 있기 마련이다. 이는 편지의 내용에서뿐만 아니라 편지의 격식에서도 마찬가지이다. 편지를 쓸 때에는 합의된 격식에 따라야 한다. 만약 이를 어기면 상대를 언짢게 만들 수 있고 또 스스로는 교양 없는 사람이 되고 만다.
3. 전자우편의 예절
현대인은 전자우편과 매우 친숙한 환경가운데 살아가고 있다. 전자우편을 확인하는 것으로 하루를 시작하고 그것을 정리하며 하루를 마감한다 해도 과언이 아닐 정도로 현대인에게는 떼려야 뗄 수 없는 관계에 있는 것이 전자우편이다. 그런데 너무나 친숙한 나머지 격식을 무시한 경우의 전자우편을 받게 될 때가 있다. 보내는 사람도 무심히 내용에만 치중된 전자우편을 보내다 보면 쌍방 간에 뜻하지 않은 불쾌감과 오해를 일으키게 되는 것이 전자우편의 부작용이라 할 수 있다.
격식을 제대로 갖춘 전자우편을 받으면 아주 기분이 좋지만, 그렇지 못한 전자우편을 받으면 기분이 언짢다. 성의가 없어 보이고, 자신을 무시하는 듯 하는 느낌을 받기 때문이다. 전자우편이 요구하는 형식은 편지의 경우와 크게 다르지 않다.
전체적으로는 편지 쓰기 방식으로 글을 쓰면 무방하다. 물론 편지보다 공간의 제약을 받는다는 특성 때문에 몇 가지 형식상 고려해야 할 것들이 있다. 글을 간명하게 쓰고, 한 줄의 길이는 너무 길지 않게 하고, 줄 간격은 비교적 넓게 하고, 이모티콘의 사용은 최대한 자제하는 것 등이 바로 그것이다. 이렇게 하는 것은 정보를 정확히 전달하여 상대방이 글을 쉽게 읽을 수 있도록 하기 위해서이다.
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입력 : 2017년 05월 19일 
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